Livro caixa
Um livro caixa é um documento que pode ser utilizado nas atividades de uma empresa, de qualquer porte, em que se efetuam os registros de entradas e saídas de dinheiro, e que proporciona um auxílio na escrituração contábil.
Com o livro caixa ficam registrados os recebimentos e pagamentos de um período diário, mensal ou anual, como os pagamentos a fornecedores, por exemplo.
As empresas optantes pelo Simples Nacional são obrigadas por lei a declararem os valores do fluxo de caixa. Por isso, é importante que os fluxos de entrada e saída estejam bem organizados.
Este documento contribui para o controle do fluxo monetário de um negócio, mas também pode ser utilizado em finanças pessoais ou familiares.
Como fazer um livro caixa
Para montar um livro de registro de caixa, é possível utilizar planilhas em papel ou em Excel, exibindo as informações que identificam este documento.
Podemos criar um livro caixa que contenham as colunas:
- Data: É preciso identificar as datas para o melhor controle do fluxo de caixa da empresa. Além disso, é possível separar em diferentes planilhas diárias caso o fluxo diário seja muito intenso.
- Histórico: O histórico é um espaço reservado para que sejam identificados os motivos da transação, como exemplos: "Pagamento ao fornecedor A" ou "Recebimento do cliente B".
- Entradas: Os fluxos de entradas identificam os recebimentos que a empresa possui no período, em dinheiro ou a débito em conta.
- Saídas: Os fluxos de saídas identificam os valores que são pagos por parte da empresa no período indicado, em dinheiro ou a crédito em conta.
- Saldo final: É importante identificar o saldo que indica a diferença entre as entradas e as saídas. Este resultado é o quanto a empresa tem em caixa no momento.
O saldo do período anterior deve ser considerado na primeiro registro. Este valor pode ser do dia, mês ou ano anterior, conforme utilizado pela empresa e a quantidade de fluxo que o negócio apresenta.
Como preencher o livro caixa
Com o livro caixa montado, o preenchimento é feito de forma cronológica por cada transação, e para que este documento possa ser utilizado para acompanhar os valores em caixa.
Ao indicar no livro uma entrada de dinheiro, não se deve indicar, ao mesmo tempo, uma saída. Cada operação segue uma linha, mesmo que sejam de mesmos clientes ou fornecedores.
Além disso, um livro caixa apenas representam fluxos monetários, e não devem indicar compras pagas com cheques pré-datados, ou vendas a clientes que devem pagar depois de um tempo. Estes registros se efetivam na data em que ocorrerem as entradas e saídas de dinheiro do negócio.
Para entender melhor a utilização do livro caixa, apresentamos um modelo que serve de exemplo para este documento.
Modelo de livro caixa
| Data | Histórico | Entrada | Saída | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| 01/03/2018 | Saldo do mês anterior | R$ 2.380,00 | ||
| 02/03/2018 | Recebimento da fatura nº 439 de 02/2018 | R$ 950,00 | R$ 3.330,00 | |
| 05/03/2018 | Compra de materiais para escritório | R$ 45,00 | R$ 3.285,00 | |
| 13/03/2018 | Combustível para carro da empresa | R$ 120,00 | R$ 3.165,00 | |
| 19/03/2018 | Pagamento ao fornecedor de Nota Fiscal nº 0448 | R$ 2.895,00 | R$ 270,00 | |
| 26/03/2018 | Recebimento da fatura nº 450 de 01/2018 | R$ 6.780,00 | R$ 7.050,00 | |
| Saldo do mês | R$ 4.670,00 | |||
| Saldo final | R$ 7.050,00 |
O livro se inicia com o saldo do período anterior, já que este documento se refere a um período que pode ser definido. Sendo assim, o livro caixa do próximo mês se inicia com o saldo em R$ 7.050,00.
O saldo do mês representa o valor em fluxo durante o período, representado pela subtração do último saldo e o saldo inicial.
Você pode saber mais sobre como fazer um planejamento financeiro.
Saiba, ainda, sobre o que é um Fluxo de Caixa e o que é uma Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC).